Padronização e Gestão

A partir de sua instalação no Brasil em 2018, toda documentação era administrada por planilhas e havia deficiência no controle de revisões, padronização de informações bem como fluxo correto de aprovações. Com o crescimento da empresa e a implantação de normas de sistema de gestão da qualidade e ambiental, os controles precisaram ser realizados com ferramentas de gestão de documentos, revisões e rastreamento que garantissem maior controle e segurança.

Atualmente são editados em média 250 documentos simultaneamente, mas a empresa já alcançou o pico de cerca de 500 materiais a serem editados ao mesmo tempo, além de outros processos e procedimentos da empresa.

Nessa linha, o módulo de documentos da SoftExpert possibilita gestão, revisão e aprovação ao mesmo tempo, por diferentes áreas da empresa. Outro desafio da NAL do Brasil era lidar com o grande fluxo de informações e necessidade de status de todos, além de realizar lista de documentos pendentes e cobranças. Para isso, a solução da SoftExpert auxiliou a empresa a ter visibilidade de todos os documentos e processos em somente um lugar.

Solução otimizada para diversos processos

A solução da SofExpert na nuvem foi implementada com os cerca de 500 funcionários da NAL do Brasil para atualizar e gerenciar os múltiplos documentos e processos que fazem parte do dia a dia da empresa.

A plataforma da SoftExpert possibilitou que cerca de três mil documentos fossem editados por pessoas de diferentes áreas, em tempo jamais imaginado pela organização. A prática aumenta a eficiência do trabalho e otimiza o tempo de todos os funcionários envolvidos. Além disso, o módulo de documentos da SoftExpert garante revisão, aprovação e gestão de tudo que é necessário. Com um grande fluxo de informações e com a necessidade de saber o status de todas, a plataforma atribui agilidade para gerir documentos pendentes e realizar cobranças, além da possibilidade de homologação dos contratados com mais facilidade.

A solução SoftExpert Suite, combinada com o ambiente cloud da AWS, foi fundamental para o sucesso do projeto, viabilizando acesso a uma arquitetura tecnológica robusta, segura e eficiente, sem exigir um investimento em servidores, banco de dados e sistema operacional, como aconteceria numa arquitetura tradicional de TI.

Além de oferecer maior confiabilidade e disponibilidade dos serviços, todo o gerenciamento da infraestrutura se torna mais simples, reduzindo custos operacionais para o cliente. Outra vantagem da solução da SoftExpert, que foi pontuada pela equipe da NAL do Brasil, é a possibilidade de utilizar a ferramenta em múltiplas línguas. Uma vez que a empresa é o braço da empresa japonesa de iluminação Koito na América Latina.

Garantia de Qualidade

Todos os elementos citados atribuem melhorias na empresa como credibilidade, governança, gestão efetiva e maior qualidade dos documentos, além de otimização de tempo. A NAL do Brasil já possui certificações como IATF 16949, ISO 9000 e ISO 14000, e contar com a ferramenta da SoftExpert contribui para que a empresa mantenha esses selos em sua cartela de excelência.

O sistema de gestão de documentos da SoftExpert utilizado pela NAL do Brasil possibilita que centenas de materiais estejam presentes em somente um lugar, com fácil acesso, agilidade de edição e possibilidade de consultar dados de outras áreas e departamentos. Com um elevado fluxo de informações da empresa e com a necessidade de saber o status das mesmas, a plataforma SoftExpert permite que os funcionários saibam quem precisa entregar, quem precisa ser cobrado e quais são as pendências.

A empresa também cita o auxílio com a centralização da homologação dos documentos ao verificar se está tudo de acordo com as normas. Além disso, para a NAL do Brasil, outra vantagem é utilizar as múltiplas linguagens da plataforma, já que a empresa representa a japonesa Koito na América Latina. Com esse resultado positivo, a empresa já se prepara para implantação de novos módulos como Projetos, APQP, FMEA, PDM, Plano de Controle e Plano de ação.

Diferenciais SoftExpert

• Baixa complexidade de implantação • Ótima relação custo x benefício • Componentes integrados • Gestão completa

Registro e submissão de uma nova solicitação de mudança

Identificação das áreas impactadas pela solicitação de mudança

Análise dos impactos causados pela ECR

Criação e monitoramento do plano de ação para uma ECR

Avaliação de risco associada à mudança proposta

Cronograma visual do projeto de mudança com acompanhamento via diagrama de Gantt