O desafio em modernizar as formas de gestão

Atuando em um setor altamente regulamentado, a Total Linhas Aéreas tinha um grande desafio: modernizar e otimizar, com excelência, a gestão corporativa de seus processos, os quais abrangem a gestão de documentos, treinamentos, auditorias, ocorrências e suas tratativas, utilizando a ferramenta SoftExpert Suite como ponte de integração entre suas bases operacionais, administrativas e gerenciais espalhadas pelo País.

O analista de qualidade da Total Linhas Aéreas, Diego Favarini, aponta que os avanços da tecnologia e a crescente necessidade de modernização das formas de gerenciamento das informações corporativas levaram a empresa a atuar na implementação e otimização da solução SoftExpert Documento, alinhando essa atividade com a aplicação de técnicas e práticas da gestão de documentos. O sucesso do módulo de gestão de documentos teve um impacto significativo na expansão da solução de gestão integrada (EQM), servindo como ponto de partida para a otimização de vários outros processos da empresa. É importante destacar que, no cenário atual, a disponibilidade e atualização contínua das informações tornaram-se cruciais, o que, por sua vez, exigiu a automação dos processos.

Gestão à vista

Inicialmente, a companhia implementou a solução SoftExpert Suite em sua sede administrativa, na cidade de Belo Horizonte. Com a automatização da gestão de documentos, a organização visualizou uma grande oportunidade para expandir o uso do software de forma corporativa, garantindo o controle e a disponibilização dos manuais técnicos das aeronaves nas bases operacionais da empresa.

Posteriormente, a ferramenta SoftExpert EQM, para gestão da qualidade empresarial, foi implementada em todas as áreas e unidades da Total Linhas Aéreas. Foram criados diferentes portais, disponibilizando dados atualizados em tempo real e tornando prático o conceito de gestão integrada na empresa. A implementação do projeto foi acompanhada pela TNX, empresa parceira de negócios da SoftExpert. “Os serviços prestados pela equipe TNX são sempre de muita qualidade e eficiência. São proativos quanto ao atendimento de nossas demandas e estão sempre disponíveis para suporte e solução imediata de nossas dificuldades”, pontua Diego.

Ganhos em eficiência e produtividade

Com a gestão eletrônica de documentos e treinamentos, a companhia evoluiu em direção à cultura paperless. Afinal, a Total Linhas Aéreas eliminou a necessidade de salvaguarda, envio e controle de grande parte da mídia física e impressa, otimizando a gestão e seus controles, garantindo a utilização dos manuais e documentos técnicos sempre atualizados, eliminando o custo e o tempo gasto com a produção e envio destes.

O sistema de gestão de treinamentos integrado trouxe transparência e rastreabilidade ao processo de registro e controle dos cursos. A ferramenta possibilitou aos gestores e responsáveis, o acompanhamento, de forma rápida e integrada, da situação dos treinamentos de suas equipes, facilitando o planejamento de novas turmas e fornecendo meios para a consulta e apresentação de indicadores em auditorias e inspeções. Os portais e painéis de controle são sempre elogiados em auditorias externas’, ressalta Diego.

Dentre os resultados alcançados, o analista destaca alguns pontos como: ganhos em produtividade, integração dos setores, redução de não conformidades, agilidade dos processos, democratização de acesso dos registros documentais e processos da empresa, como também, controles mais eficientes, automatização na coleta de dados para indicadores e inclusive acesso via dispositivos móveis.