Rápido crecimiento y necesidad de automatización

La industria farmacéutica mundial ha experimentado un crecimiento en los últimos años, y el sector espera alcanzar los 273.600 millones de dólares en 2032, según datos de Future Market Insights. Sin embargo, para destacarse en un mercado cada vez más competitivo y altamente regulado, se debe avanzar en la digitalización, ya que tiene el potencial de transformar de forma sostenible, permitiendo automatizar la gestión, optimizar los procesos, facilitar las auditorías y contribuir a obtener certificaciones.

Al mismo tiempo, las empresas farmacéuticas generan un gran volumen de información y estos documentos suelen acumularse rápidamente al utilizar fuentes de información heredadas y bases de datos aisladas, lo que dificulta la búsqueda y gestión de estos contenidos.

A este desafío también se enfrentaba Laboratorios Zepol S.A, que mantenía la documentación en formato impreso y controlaba los procesos a través de planillas de Excel, dedicando tiempo a su control y gestión, exponiendo los procesos a errores humanos, así como a una impresión excesiva de documentos, lo que iba en contra de su política medioambiental.

Tanto la industria farmacéutica como los mercados altamente regulados en los que se venden los productos del laboratorio representan un desafío importante en términos de cumplimiento, sistematización y volumen de documentos. Con esta idea en mente, la empresa acudió al mercado en busca de una solución que pudiera respaldar ese proceso de digitalización y, al mismo tiempo, mantener la seguridad necesaria para cumplir con las responsabilidades normativas.

Optimización de los procesos de gestión de la calidad

La solución elegida para optimizar los procesos de gestión de la calidad fue SoftExpert EQM, una plataforma completa para la gestión de documentos, no conformidades e incidentes, cambios organizativos, auditorías, riesgos, inspección de la calidad, gestión de proveedores, competencias y capacitación de colaboradores, reclamaciones de clientes, acciones correctivas y preventivas, indicadores de desempeño y otros procesos esenciales para una gestión eficaz del sistema de calidad. La implementación de la solución fue realizada por Createc Solutions, aliado comercial de SoftExpert.

La CEO de Laboratorios Zepol S.A, María Alejandra López Yglesias, destacó que el principal factor diferenciador para elegir la solución SoftExpert fue la capacidad de la plataforma de administrar los procesos de forma amigable y confiable, así como su capacidad de cumplir con las responsabilidades regulatorias nacionales e internacionales.

Actualmente, todas las áreas de la empresa utilizan la solución para rastrear los documentos en la plataforma, ya que todo el proceso de elaboración, revisión, aprobación, almacenamiento y cancelación de documentos se realiza de forma sencilla y segura en la herramienta, manteniendo la conformidad, el historial y la trazabilidad de la información. Los registros y la gestión de las no conformidades e incidentes se centralizaron en un único lugar y el papeleo dio paso a formularios y checklists electrónicos.

Cumplimiento de la normativa internacional

Tras implementar la plataforma, se obtuvieron mejoras en los tiempos de respuesta, los puntos de control, la gestión de documentos, la eficacia de los procesos y la accesibilidad de los datos. La solución ayuda a la organización a mantener las certificaciones ISO 9001, ISO 14001, Esencial Costa Rica y los productos registrados en la FDA (Food and Drug Administration), el organismo que controla todos los productos estadounidenses e importados a la venta en Estados Unidos. De hecho, pocas empresas de la región de Costa Rica tienen licencia para vender productos farmacéuticos en Estados Unidos.

Acerca de Createc Solutions

Createc Solutions es una empresa fundada en el año 2013 y desde entonces comercializa, implementa y brinda soporte sobre las soluciones de SoftExpert, además, cuenta con experiencia en servicios de tecnología, desarrollo e implementación de soluciones para la gestión empresarial, automatización de procesos, gestión de calidad, entre otros. Brinda servicios en consultoría en procesos, cargas de trabajo y en normativas tales como ISO 9000 e ISO 14000.