Gestão documental

A empresa tinha dificuldades para controlar toda a documentação gerada, uma vez que muitos processos eram manuais, com registros físicos, o que tornava complexa a rastreabilidade das informações. O gerente de TI da Pharlab, Wilton Dias, lembra que a companhia despendia muito tempo com aprovações e retrabalhos em função da falta de automação e integração dos diretórios. “A gestão dos documentos fiscais, por exemplo, desde o recebimento das NFs. até o armazenamento, demandava tempo excessivo, impressões desnecessárias e até perdas de documentos”, complementa.

Automação de processos

Para enfrentar estes desafios, a Pharlab foi buscar no mercado uma solução que atendesse estas necessidades e ao mesmo tempo estivesse em conformidade com as principais regulamentações do setor, como Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e EMA (European Medicines Agency), órgão que regulamenta os medicamentos produzidos na União Europeia. Por meio da combinação das soluções SoftExpert ECM - para gestão do conteúdo empresarial e SoftExpert BPM - para automação de processos, a gestão de documentos e registros, os fluxos de trabalho, pesquisa e arquivamento, assim como a gestão de contratos e o processo de despesas de viagem foram automatizados e integrados em um único ambiente, permitindo aos usuários criar documentos, enviá-los para revisão de seus pares ou superiores e, uma vez aprovados, disponibilizados na plataforma. Todos os objetos estão sujeitos aos controles de versão e de segurança, facilitando a conformidade com normas e regulamentos aplicáveis. Atualmente, todos os colaboradores têm acesso à ferramenta e os setores que mais utilizam os recursos são: Contabilidade, Controladoria, Compras, Jurídico, Qualidade, Desenvolvimento, Comercial, Marketing, Produção, Manutenção, TI, RH, Logística e Almoxarifado.

Ganho de agilidade e segurança

Segundo Wilton, além da completude da solução, com bom desempenho e suporte primoroso, a SoftExpert garante o cumprimento dos requisitos legais e de conformidade que regulamentam o negócio. Como parte deste processo, a organização já se adequou à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) e está em processo de sensibilização dos colaboradores, com a estruturação da política de treinamentos na plataforma.

“Poder fazer os treinamentos direto na ferramenta, principalmente com muitos colaboradores em home office, é crucial para o aprimoramento contínuo dos profissionais, aumentando a efetividade das capacitações e garantindo entregas com mais qualidade”, pontua.

Entre os principais ganhos, Wilton destaca a agilidade na execução das atividades, maior visibilidade e rastreabilidade dos dados. Ele reforça ainda a importância da automatização no processo de gestão de despesas, essencial com as equipes em home office. “Sem a ferramenta, teríamos muitas dificuldades, considerando que grande parte dos nossos profissionais estão trabalhando remotamente”, conclui.

Diferenciais SoftExpert

Baixa complexidade de implantação
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