Oportunidades perdidas e falta de visibilidade

Pioneira no mercado brasileiro de Segurança da Informação, a Future sabia que precisava dar o pontapé inicial na jornada de transformação digital, para responder aos desafios do mercado com processos rápidos e inteligentes.

Diante disso, a companhia, que já utilizava uma ferramenta de ITSM - Information Technology Service Management que garantia processos de excelência na prestação do serviço, foi em busca de uma solução completa para automatizar o negócio de ponta a ponta. Com processos informais e papéis e responsabilidades não divulgados muitas ações acabavam falhando ou gerando retrabalho.

O diretor comercial da Future, Luiz Oliveira, lembra dos desafios enfrentados que acarretavam perdas financeiras.

“Fazer com que os vendedores seguissem as etapas de venda era desafiador, chegamos a perder oportunidades, porque o vendedor não seguiu o fluxo correto, por exemplo”.

Perder uma licitação por falta de documentação ou o prazo para uma renovação contratual eram riscos evidentes, afinal, os profissionais não tinham visibilidade sobre o andamento das atividades, responsabilidades e cumprimento de prazos.

Automatização de ponta a ponta

A história entre a SoftExpert e a Future começou na Espanha, apesar de a companhia utilizar a solução no Brasil. Isso porque, Luiz, que mora em Madrid, conheceu a SoftExpert por meio da unidade na Ibéria.

Com a implementação da solução SoftExpert Suite, sistemas de gestão isolados que atendiam apenas pontos específicos do negócio deram lugar a uma plataforma completa e integrada para automatizar processos e otimizar diferentes áreas de negócio da organização.

Atualmente, mais de 80 fluxos estão automatizados e a plataforma é utilizada por todos os colaboradores, principalmente pelos times do Comercial e de Serviços. Além da gestão de serviços de TI, responsável pelo atendimento de todos os clientes da Future, outros fluxos de estão integrados na solução SoftExpert Suite:

✅ Gestão de contratos
✅ Gestão de canais
✅ Gestão de eventos
✅ Gestão de oportunidades

Hoje, tudo está documentado e disponível na suíte, fundamental para a manutenção das certificações: ISO/IEC 27001, 27701, 37001 e 37301. O diretor comercial destaca a importância da ferramenta nas auditorias.

“Nós sempre tínhamos conversas longas com os auditores para explicar tudo, porque não tínhamos nada desenhado, documentado. Agora, acabou a conversa, o auditor me pede e eu entrego, não preciso mandar evidência, porque eu mostrei para ele que não tem como a pessoa fazer a atividade fora do processo, está tudo automatizado”, ressalta.

A conexão entre a Future e a SoftExpert deu tão certo que hoje as empresas são parceiras de negócio. Luiz conta que a companhia usa a solução GRC da SoftExpert para vender serviço de governança, riscos e compliance em segurança para seus clientes.

“Vimos todo o potencial da ferramenta e nos perguntamos: o que podemos fazer para os nossos clientes usarem a solução também? Foi a partir daí que surgiu a parceria e hoje temos muitos clientes em comum utilizando os serviços integrados”.

Ganhos em eficiência e governança corporativa

Agora, com a digitalização das operações de ponta a ponta, a Future tem total visibilidade sobre o andamento das atividades, responsabilidades e cumprimento de prazos. Com processos bem desenhados e monitorados, os riscos causados por esquecimentos ou erros de execução não são mais uma preocupação.

“Está tudo muito bem estabelecido dentro da organização, uma vez que todo mundo sabe o que, quando e como tem que fazer e isso é fundamental para o nosso negócio”, pontua.

Luiz ressalta outros aspectos que melhoraram com a digitalização das operações como diminuição de retrabalho e rastreabilidade com monitoramento das atividades em tempo real, por meio de portais personalizados.

“Hoje, por exemplo, temos uma reunião semanal com os sócios da companhia e essa reunião é pautada nos dashboards da SoftExpert, então a gente abre a plataforma e olha como está a evolução do Pipeline, como está o percentual de oportunidades, clientes visitados e outros indicadores”.

Diferenciais da SoftExpert

✔ Baixa complexidade de implementação
✔ Ótima relação custo-benefício
✔ Componentes integrados
✔ Software ágil
✔ Plataforma em nuvem