MW.FEP transforma la gestión de calidad y obtiene certificaciones con el apoyo de SoftExpert

La automatización genera ganancias en eficiencia: 160 horas ahorradas al mes y un retorno de hasta un 20% sobre la inversión

Modernización de procesos críticos para apoyar el crecimiento

MW.FEP atiende directamente a empresas de sectores altamente regulados como aeroespacial, defensa, automotriz, dispositivos médicos y ferroviario, dónde la calidad y el cumplimiento de los productos son esenciales para garantizar la seguridad, la reputación, contratos a largo plazo e incluso el derecho a operar. En este contexto, la gestión de procesos requiere un rigor absoluto.

Consciente de esto, y con el objetivo de expandir su portafolio de certificaciones, MW.FEP identificó la necesidad de actualizar sus sistemas de gestión. Los métodos convencionales, basados en hojas de cálculo y documentos dispersos, ya no podían manejar la creciente complejidad. El riesgo de inconsistencias documentales, la dificultad para actualizar versiones y la necesidad de garantizar total trazabilidad llevaron a la empresa a buscar una solución robusta capaz de integrar procesos, garantizar el cumplimiento y sostener el crecimiento acelerado.

Es en este momento cuando SoftExpert entra en escena. Reconociendo la necesidad urgente de un sistema sólido para gestionar sus procesos y documentación, MW.FEP lanzó una búsqueda minuciosa de soluciones IQMS (Sistema de Gestión de Calidad Integrado). Entre varias opciones, la empresa priorizó soluciones todo-en-uno, que ofrecieran funcionalidad completa y la flexibilidad necesaria para expandirse conforme crece la empresa, además de contar con interfaz en italiano, factor crucial para garantizar una plena adopción por parte del equipo.

El director de Calidad y Cumplimiento, Giulio Massarutto, recuerda cómo SoftExpert se destacó por su modularidad, robustez en el control de versiones, soporte técnico dedicado y una propuesta competitiva frente a los competidores, ofreciendo el equilibrio perfecto entre funcionalidad y facilidad de implementación.

"La disponibilidad de la interfaz en italiano fue un diferencial crucial. En un mercado donde pocas soluciones internacionales ofrecían esta opción, SoftExpert ya la garantizaba, eliminando las barreras lingüísticas para la adopción por parte del equipo."

Una transformación en la gestión que genera valor para clientes, socios y proveedores

La implementación de la solución SoftExpert en MW.FEP trajo resultados transformadores que impactaron profundamente la gestión de calidad y los procesos operativos de la empresa. Esta automatización generó beneficios inmediatos: se estima un ahorro mensual de hasta 160 horas de trabajo. Además, la reducción de actividades manuales, el aumento del control operativo y la disminución de errores resultaron en un retorno de inversión del 20%, basado en la reducción de costos y aumento de la eficiencia.

Seguridad y gestión documental

MW.FEP obtuvo una mayor seguridad de la información, con acceso controlado, facilidad de localización y trazabilidad de los documentos gracias a una estructura organizada con permisos personalizados. El acceso facilitado a los documentos operativos resultó en una reducción significativa de los errores causados por información desactualizada y un mayor involucramiento de los operadores en todos los departamentos productivos.

La solidez del sistema se traduce en mayor confianza, tanto internamente como en las interacciones con clientes y auditores externos. Como destacó el Director de Calidad:

"Presentar el control de los documentos a través de un sistema, en lugar de PDFs o Word organizados en carpetas comunes de servidor, demuestra confiabilidad. Con SoftExpert, transmitimos la certeza de que el sistema es sólido, bien gestionado y que todos acceden siempre a la versión correcta."

Cumplimiento y auditorías

La empresa registró una reducción significativa del tiempo en auditorías, la estandarización de procesos, mayor cumplimiento y generación automática de evidencias gracias a la sistematización de varios tipos de auditoría.

Un resultado particularmente valioso fue la capacidad de gestionar múltiples esquemas de certificación de manera integrada. MW.FEP destaca que, con cinco estándares de calidad y tres o cuatro estándares de soporte, sería impensable hacerlo sin una herramienta como SoftExpert Suite.

SoftExpert apoya a MW.FEP en la adquisición y mantenimiento de un robusto portafolio de certificaciones en calidad, seguridad y cumplimiento. Entre las principales están:

• ISO 9001 – Sistema de gestión de calidad

• EN 9100 – Certificación para los sectores aeroespacial y defensa

• IATF 16949 – Certificación para el sector automotriz

• ISO 13485 – Requisitos para dispositivos médicos

• ISO 22163 (IRIS) – Certificación para el sector ferroviario

• Nadcap – Acreditación para procesos electrónicos

• ISO 45001 – Sistema de gestión de la salud y seguridad laboral

• ISO 14001 – Gestión ambiental

• ISO/IEC 27001 – Seguridad de la información

Gestión de Indicadores y Proveedores

La implementación de la solución permitió el monitoreo de los indicadores y su comunicación, con enfoque en resultados y desempeño a través de la gestión de los KPIs de más de 900 proveedores. El objetivo es optimizar las relaciones comerciales y mejorar la calidad de los servicios ofrecidos.

La adopción de la plataforma SoftExpert también mejoró la representación de los indicadores internos de desempeño. El módulo de Performance ya presenta resultados positivos en la visualización y monitoreo de métricas, facilitando decisiones basadas en datos concretos.

Gestión de Riesgos y Cumplimiento

MW.FEP logró establecer un archivo único y centralizado para la gestión de riesgos, eliminando las incoherencias que ocurrían cuando "cada uno tenía su versión". Esta unificación permitió una mayor consistencia en la identificación y tratamiento de riesgos, además de facilitar el intercambio de prioridades entre las distintas áreas de la empresa.

La empresa registró:

Mayor transparencia e integridad organizacional gracias al mapeo de requisitos;
Anticipación de problemas y aumento de la resiliencia organizacional;
Apoyo a decisiones preventivas en la gestión de riesgos.

"Sin estos recursos, habría riesgo de pérdida de imagen, pérdida potencial de información y datos, además de la necesidad de más tiempo y recursos para hacer lo que hoy se realiza con el apoyo del sistema", destaca Giulio.

Centralización de la Información y Portales

La implementación de los portales SoftExpert simplificó drásticamente el acceso a la información crítica. Como relató el Director de Calidad, la búsqueda de documentos a través del portal es "al menos 10 veces más fácil" que en el método tradicional.

La centralización de la información, la facilidad de acceso a datos estratégicos, la agilidad y la precisión en la gestión resultaron en la creación de alrededor de 70 portales para el control de datos gerenciales. Esta infraestructura de información permitió un acceso rápido a los datos críticos y facilitó la toma de decisiones en todos los niveles de la organización.

Impacto estratégico

Uno de los resultados más estratégicos fue el aumento de la credibilidad de MW.FEP ante sus clientes. La capacidad de demostrar un sistema de gestión de calidad robusto se convirtió en una ventaja competitiva significativa:

"Demostrar a un cliente de cualquier sector que nuestra organización es capaz de gestionar sus requisitos y minimizar cualquier tipo de riesgo en los procesos de negocio, garantizando la calidad de los productos o servicios, es sin duda una de las ventajas más relevantes de SoftExpert Suite", destaca Giulio.

Próximos pasos para la expansión y optimización de la gestión integrada

MW.FEP planea expandir y mejorar el uso de la plataforma, enfocándose en la evolución del módulo de rendimiento para compartir indicadores con clientes y socios. La empresa también tiene la intención de intensificar el uso de las herramientas móviles, especialmente en auditorías, para lograr mayor eficiencia en el campo, y ampliar el acceso al sistema a más colaboradores, promoviendo una cultura de calidad.

Además, planea extender la plataforma a nuevas áreas, valorando su modularidad y escalabilidad como soporte al crecimiento sostenible.