Gestión de documentos

La empresa tenía dificultades para controlar toda la documentación generada, ya que muchos procesos eran manuales, con registros físicos, lo que tornaba compleja la trazabilidad de las informaciones. El gerente de TI de Pharlab, Wilton Dias, recuerda que la compañía empleaba mucho tiempo con aprobaciones y retrabajos en función de la falta de automatización e integración de los directorios. “La gestión de los documentos fiscales, por ejemplo, desde la llegada de las facturas fiscales. hasta el almacenamiento, demandaba demasiado tiempo, impresiones innecesarias e incluso pérdidas de documentos”, complementa.

Automatización de procesos

Para hacer frente a estos desafíos, Pharlab fue a buscar en el mercado una solución que atendiese a estas necesidades y al mismo tiempo estuviese en conformidad con las principales reglamentaciones del sector, como Anvisa (Agencia Nacional de Vigilancia Sanitaria) y EMA (European Medicines Agency), órgano que reglamenta los medicamentos producidos en la Unión Europea. Por medio de la combinación de las soluciones SoftExpert ECM - para la gestión del contenido empresarial y SoftExpert BPM - para la automatización de procesos, la gestión de documentos y registros, los flujos de trabajo, investigación y archivado, así como la gestión de contratos y el proceso de gastos de viaje fueron automatizados e integrados en un único ambiente, permitiendo a los usuarios crear documentos, enviarlos para revisión de sus pares o superiores y, una vez aprobados, dejarlos disponibles en la plataforma. Todos los objetos están sujetos a los controles de versión y de seguridad, facilitando la conformidad con normas y reglamentos aplicables. Actualmente, todos los colaboradores poseen acceso a la herramienta y los sectores que más utilizan los recursos son: Contabilidad, Contraloría, Compras, Jurídico, Calidad, Desarrollo, Comercial, Marketing, Producción, Mantenimiento, TI, RRHH, Logística y Almacén.

Mayor agilidad y seguridad

De acuerdo con Wilton, además de la amplitud de la solución, con buen desempeño y soporte primoroso, SoftExpert garantiza el cumplimiento de los requisitos legales y de conformidad que reglamentan el negocio. Como parte de este proceso, la organización ya se adecuó a la LGPD (Ley General de Protección de Datos Personales) y está en proceso de sensibilización de los colaboradores, con la estructuración de la política de entrenamientos en la plataforma.

“Poder hacer los entrenamientos directo en la herramienta, principalmente con muchos colaboradores en home office, es crucial para la mejora continua de los profesionales, aumentando la efectividad de las capacitaciones y garantizando entregas con más calidad”, destaca.

Entre los principales beneficios, Wilton señala la agilidad en la ejecución de las actividades, mayor visibilidad y trazabilidad de los datos. También refuerza la importancia de la automatización en el proceso de gestión de gastos, esencial con los equipos en home office. “Sin la herramienta, tendríamos muchas dificultades, considerando que gran parte de nuestros profesionales están trabajando de forma remota”, concluye.

Diferenciales SoftExpert

Baja complejidad de implantación
Excelente relación costo x beneficio
Componentes integrados
Software Ágil
Plataforma en la nube

Bienvenido a SoftExpert ECM

Clasificación jerárquica de documentos

Gestión del ciclo de vida del documento

Selección del lote de imágenes con identificación de datos para OCR THUMB

Editor de formularios electrónicos

Control de distribución de copias físicas y electrónicas

Portal de seguimiento de la distribución de copias controladas