Mejora de los procesos

Con tecnologías aplicadas en el proceso productivo, CIT identificó la necesidad de automatizar también el sistema de gestión en todas las unidades de negocio con el intuito de optimizar sus procesos y potenciar la satisfacción de los clientes. El gerente de Calidad de CIT, Valter César de Jesus, explica que el control de las solicitudes de clientes era realizado en plantillas, los formularios impresos eran completados a mano y los avisos de pendencias hechos por e-mail.

Cuando el cliente registraba alguna insatisfacción, por ejemplo, en nuestra central administrativa que está en SP, muchas veces tardaba 10 días para que ese registro llegara por transporte expreso a la fábrica, en la mayoría de las veces con muestras de los productos. Mientras tanto, no hacíamos nada”, apunta.

Otro punto destacado por Valter está relacionado a las tareas repetitivas, él recuerda que, cuando esos transportes expresos llegaban a la fábrica con las muestras y formularios, esas informaciones necesitaban ser lanzadas de nuevo en plantillas y archivos electrónicos para los debidos análisis y toma de acciones.

“Con eso, teníamos mucho trabajo repetitivo, tiempo excesivo para tratar las no conformidades y dar las respuestas a los clientes”.

Búsqueda de agilidad y seguridad

Ahora, por medio de SoftExpert EQM – solución para gestión de Calidad Empresarial, los procesos de SGC – Sistema de Gestión de Calidad han sido automatizados, trayendo más agilidad y seguridad para el cotidiano de los profesionales de la compañía y, consecuentemente, un servicio más calificado y eficaz a los clientes. El software integra todas las principales iniciativas de calidad, incluyendo mapeo de procesos, información documentada, acciones correctivas y preventivas e indicadores de la calidad. La solución también hace la gestión de proveedores, inspección de calidad, gestión de cambios, quejas de clientes, auditorías de calidad, control de capacitaciones y desarrollo de competencias, riesgos de calidad y controles, además del control estadístico de procesos, aumentando la agilidad y solidez de SGC. Actualmente, todos los departamentos tienen usuarios clave y usan la herramienta, fundamental para el mantenimiento del certificado ISO 9001, en la cual la organización es certificada desde 2015.

Gestión eficaz de las no conformidades

Con los procesos automatizados, las actividades redundantes han sido eliminadas y el tiempo para tratamiento de las no conformidades reduce en un promedio 50%, una vez que ahora, por ejemplo, por más que las muestras lleven algunos días para llegar hasta la fábrica, el área técnica consigue ver en tiempo real las informaciones en el sistema, agilizando los análisis y tratamientos. Valter explica que hoy no hay más la necesidad de quedar digitando los datos de nuevo en cada etapa del proceso, una vez que las informaciones quedan registradas y pueden ser consultadas en cualquier instancia, eliminando todo el trabajo repetitivo que ocurría antes. “Una actividad que me llevaba de 40 minutos a hasta una hora para realizar, ahora la hago con un clic”, comenta. Otro punto destacado por Valter es la posibilidad de consulta de documentos y registros de clientes en tiempo real.

Muchos formularios quedaban almacenados en archivos físicos y eso demandaba mucho tiempo, ahora en pocos minutos yo consigo consultar cualquier registro sin que necesite moverme y quedar buscando los documentos".

Como próximos pasos, la compañía tiene intención de continuar automatizando la gestión de procesos en otros departamentos para conquistar certificados como ISO 14001, además de perfeccionar sus entregas con base enlos pilares ESG - Environmental, Social, and Governance.

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