Oportunidades perdidas y falta de visibilidad

Pionera en el mercado brasileño de Seguridad de la Información, Future sabía que necesitaba dar el primer paso en su transformación digital para responder a los desafíos del mercado con procesos más rápidos e inteligentes.

La empresa ya utilizaba una herramienta de ITSM (Gestión de Servicios de TI) para garantizar la excelencia en la prestación de servicios, pero buscaba una solución integral para automatizar su negocio de extremo a extremo. Con procesos informales y roles y responsabilidades no bien definidos, muchas acciones terminaban fallando o generando retrabajo.

El Director Comercial de Future, Luiz Oliveira, recuerda los desafíos que llevaban a pérdidas económicas.

“Lograr que los vendedores siguieran las etapas del proceso comercial era un reto. Llegamos a perder oportunidades simplemente porque el vendedor no siguió el flujo correcto, por ejemplo.”

Además, el riesgo de perder licitaciones por falta de documentación o no renovar contratos a tiempo era evidente, ya que los profesionales no tenían visibilidad sobre el avance de las actividades, las responsabilidades ni los plazos.

Automatización de extremo a extremo

La historia entre SoftExpert y Future comenzó en España, aunque la empresa implementó la solución en Brasil. Esto se debe a que Luiz, que reside en Madrid, conoció SoftExpert a través de la unidad en Iberia.

Con la implementación de SoftExpert Suite, los sistemas aislados fueron reemplazados por una plataforma completa e integrada, automatizando procesos y optimizando diferentes áreas del negocio.

Actualmente, más de 80 flujos están automatizados, y la plataforma es utilizada por todos los colaboradores, especialmente por los equipos de Comercial y Servicios.

Además de la gestión de servicios de TI, que atiende a todos los clientes de Future, la solución SoftExpert Suite también integra flujos de:

✅ Gestión de contratos
✅ Gestión de canales
✅ Gestión de eventos
✅ Gestión de oportunidades

Hoy, todo está documentado y centralizado en la plataforma, un factor clave para mantener las certificaciones ISO/IEC 27001, 27701, 37001 y 37301.

El Director Comercial destaca la importancia de la herramienta en las auditorías:

“Antes, las auditorías eran largas porque teníamos que explicar todo sin tenerlo documentado. Ahora, ya no hay discusión: el auditor me pide la información, se la entrego y no necesito enviar evidencias. Todo está automatizado, el sistema impide que alguien realice una actividad fuera del proceso.”

La conexión entre Future y SoftExpert ha sido tan exitosa que hoy son socios de negocio. Luiz explica que la empresa utiliza la solución GRC de SoftExpert para ofrecer servicios de gobernanza, riesgos y cumplimiento en seguridad a sus clientes.

“Vimos todo el potencial de la herramienta y pensamos: ¿cómo podemos hacer para que nuestros clientes la utilicen también? Así nació la alianza, y hoy tenemos muchos clientes en común utilizando los servicios integrados.”

Mejoras en eficiencia y gobernanza corporativa

Con la digitalización total de sus operaciones, Future tiene visibilidad completa sobre el estado de las actividades, las responsabilidades y el cumplimiento de plazos.

Ahora, con procesos bien diseñados y monitoreados, los errores y omisiones ya no representan un riesgo.

"Todo está claramente definido dentro de la organización. Cada persona sabe qué hacer, cuándo y cómo, y eso es fundamental para nuestro negocio.”

Además, la digitalización ha reducido el retrabajo y ha mejorado la trazabilidad, con monitoreo en tiempo real a través de portales personalizados.

"Hoy, por ejemplo, tenemos una reunión semanal con los socios de la empresa, basada en los dashboards de SoftExpert. En la reunión, abrimos la plataforma y analizamos la evolución del Pipeline, el porcentaje de oportunidades, los clientes visitados y otros indicadores clave.”

Diferenciales de SoftExpert

✔ Baja complejidad de implementación
✔ Óptima relación coste-beneficio
✔ Componentes integrados
✔ Software ágil
✔ Plataforma en la nube