Sicoob Cocred reduz em 70% o tempo de atualização de cadastros com tecnologia inovadora da SoftExpert

Com o uso de Inteligência Artificial e machine learning, o SoftExpert IDP transforma rapidamente documentos complexos em dados relevantes, agilizando processos críticos com apenas alguns cliques

000-Centro Administrativo Cocred.jpg — Centro Administrativo Cocred - Divulgação

Imagine um cenário onde a atualização de cadastros, que antes consumia horas e até dias, agora é realizada em menos de 30 minutos. Essa é a nova realidade da Sicoob Cocred: uma impressionante redução de 70% no tempo de processamento! Com essa transformação, a equipe pode direcionar suas energias para tarefas estratégicas.

E tem mais! A capacidade de processamento de documentos triplicou. Em apenas três meses, mais de 7.500 documentos foram processados com precisão notável. A Sicoob Cocred não só otimizou suas operações, mas também fortaleceu sua missão de servir os cooperados de forma mais eficaz e segura.

Extração de dados avançada e integração com sistemas existentes

Lidar com grandes volumes de dados é uma realidade diária para empresas do setor financeiro. Instituições como a Sicoob Cocred processam milhares de documentos, registros, declarações fiscais, contratos e comprovantes. Esse enorme fluxo de informações torna a conformidade regulatória um desafio, exigindo precisão e segurança em todas as etapas, sem margem para erros que comprometam a integridade dos dados ou a experiência dos cooperados. Com o crescimento constante das demandas e a alta pressão por eficiência, a necessidade de soluções que automatizem e acelerem esses processos torna-se indispensável.

Nesse cenário, a SoftExpert se destacou ao trazer inovação e eficiência com suas soluções de BPM (Business Process Management) e, principalmente, com o IDP (Intelligent Document Processing). A integração dessas duas tecnologias permitiu a automatização do processo de atualização cadastral, reduzindo o tempo e a margem de erro, garantindo uma experiência aprimorada para os cooperados e atendendo com rigor as exigências de conformidade do setor.

A integração com o sistema RPA (Robotic Process Automation) ao SoftExpert Suite trouxe melhorias significativas na eficiência e precisão dos processos. O RPA, por sua vez, automatiza tarefas repetitivas e manuais, liberando a equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas.

Essa combinação não só aumentou a agilidade e a transparência no gerenciamento de dados, mas também permitiu à instituição otimizar suas operações, garantindo que a equipe trabalhe de forma mais colaborativa e eficaz.

A integração destes sistemas ao SoftExpert Suite não apenas melhora a eficiência operacional, mas também garantem a conformidade regulatória e a qualidade dos processos, proporcionando uma abordagem holística para a gestão organizacional.

Crescimento acelerado e a necessidade por maior eficiência operacional

Com a rápida expansão da cooperativa, que atualmente está presente em 35 cidades de São Paulo e Minas Gerais, e conta com 76 mil cooperados, a Sicoob Cocred estava ciente de que o crescimento traz desafios operacionais significativos.

A atualização anual dos cadastros, fundamental para o funcionamento eficiente da cooperativa e para garantir a segurança dos cooperados -, começou a se tornar cada vez mais desafiadora. Até o início de 2024, esse processo era feito de forma manual. Registros que envolviam documentos complexos, como declarações de imposto de renda, exigiam horas — e, em alguns casos, até dias — para serem processados. Nos casos em que os cooperados possuíam muitos bens, a atualização poderia levar até uma semana.

Automação e Inteligência Artificial com SoftExpert

Para enfrentar os desafios, a SoftExpert, parceira de longa data da Sicoob Cocred, implementou uma solução inovadora: o IDP (Processamento Inteligente de Documentos).

O projeto começou com a necessidade de unificar a atualização de cadastros simples e completos, que tinham fluxos distintos no sistema. Essa etapa inicial contou com a colaboração das equipes de Cadastro e Tecnologia da Informação da Sicoob Cocred e a SoftExpert.

Sicoob_Cocred_Ademir_José_Carota1.JPG — diretor Administrativo da Sicoob Cocred, Ademir Carota - Divulgação

O diretor Administrativo da Sicoob Cocred, Ademir Carota, conta que a atualização cadastral passou por uma reestruturação completa, focando na eficiência. “Quando começamos a trabalhar com a SoftExpert, sabíamos que a transformação precisava ir além da simples automação. Precisávamos criar um fluxo mais inteligente, que realmente impactasse todo o negócio. Essa visão se tornou a base do projeto, que unificou processos antes fragmentados e trouxe à tona a eficiência que tanto se almejava”.

O IDP se destaca por ir além do OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), utilizando tecnologias de aprendizado de máquina para interpretar documentos complexos. Ele não só extrai texto, mas também classifica dados e reconhece contextos, especialmente em campos como "Declaração de Bens e Direitos" do Imposto de Renda, que não seguem um padrão fixo. Essa flexibilidade é essencial, pois representa a maior parte das informações a serem atualizadas.

Ao combinar o IDP com a plataforma de BPM (Business Process Management), a SoftExpert automatizou a leitura e extração de dados de documentos dos cooperados. As informações, que antes eram inseridas manualmente, são capturadas e processadas de forma inteligente e ágil. Com isso, os colaboradores podem se concentrar em tarefas mais estratégicas, aumentando a eficiência operacional da cooperativa.

Na prática, o IDP analisa dados de imagens ou PDFs, extrai automaticamente informações essenciais como nome, CPF, e valores, e insere diretamente no sistema de gestão, eliminando a necessidade de inserção manual. O sistema também se adapta e aprende com novos tipos de documentos, melhorando sua eficiência ao longo do tempo. Essa abordagem trouxe significativas economias de tempo e redução de erros, permitindo à Sicoob Cocred lidar rapidamente com grandes volumes de documentos.

Eficiência operacional, governança e segurança elevadas

O resultado dessa transformação foi imediato. Em apenas três meses, a Sicoob Cocred processou mais de 7.500 documentos, triplicando a capacidade de processamento. O tempo para atualizar dados cadastrais foi reduzido drasticamente, de dias para menos de meia hora.

Mas o impacto foi além dos números. A automação também trouxe benefícios intangíveis: mais segurança nos dados, maior conformidade regulatória e, acima de tudo, melhora na experiência do cooperado.

“No nosso modelo de negócio, o cooperado sempre está no centro de tudo o que fazemos e com a ajuda da SoftExpert conseguimos isso de maneira mais eficaz, oferecendo uma experiência melhor e mais transparente”, explica Carota.

À medida que a Sicoob Cocred avança em sua jornada de transformação digital, várias oportunidades se apresentam, incluindo a automação para outros processos, a implementação de soluções inovadoras como ESG e GRC, e o fortalecimento do uso do módulo de Gestão de Projetos, garantindo assim um futuro mais eficiente e sustentável para a cooperativa.

A Sicoob Cocred está pronta para continuar sua jornada de inovação. Quer saber como essa tecnologia pode transformar sua operação também? Entre em contato com a SoftExpert e descubra como aumentar a eficiência de seus processos.