Gestão documental

A empresa tinha dificuldades para controlar toda a documentação gerada, uma vez que muitos processos eram manuais, com registros físicos, o que tornava complexa a rastreabilidade das informações. O gerente de TI da Pharlab, Wilton Dias, lembra que a companhia despendia muito tempo com aprovações e retrabalhos em função da falta de automação e integração dos diretórios. “A gestão dos documentos fiscais, por exemplo, desde o recebimento das NFs. até o armazenamento, demandava tempo excessivo, impressões desnecessárias e até perdas de documentos”, complementa.

Automação de processos

Para enfrentar estes desafios, a Pharlab foi buscar no mercado uma solução que atendesse estas necessidades e ao mesmo tempo estivesse em conformidade com as principais regulamentações do setor, como Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e EMA (European Medicines Agency), órgão que regulamenta os medicamentos produzidos na União Europeia. Por meio da combinação das soluções SoftExpert ECM - para gestão do conteúdo empresarial e SoftExpert BPM - para automação de processos, a gestão de documentos e registros, os fluxos de trabalho, pesquisa e arquivamento, assim como a gestão de contratos e o processo de despesas de viagem foram automatizados e integrados em um único ambiente, permitindo aos usuários criar documentos, enviá-los para revisão de seus pares ou superiores e, uma vez aprovados, disponibilizados na plataforma. Todos os objetos estão sujeitos aos controles de versão e de segurança, facilitando a conformidade com normas e regulamentos aplicáveis. Atualmente, todos os colaboradores têm acesso à ferramenta e os setores que mais utilizam os recursos são: Contabilidade, Controladoria, Compras, Jurídico, Qualidade, Desenvolvimento, Comercial, Marketing, Produção, Manutenção, TI, RH, Logística e Almoxarifado.

Ganho de agilidade e segurança

Segundo Wilton, além da completude da solução, com bom desempenho e suporte primoroso, a SoftExpert garante o cumprimento dos requisitos legais e de conformidade que regulamentam o negócio. Como parte deste processo, a organização já se adequou à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) e está em processo de sensibilização dos colaboradores, com a estruturação da política de treinamentos na plataforma.

“Poder fazer os treinamentos direto na ferramenta, principalmente com muitos colaboradores em home office, é crucial para o aprimoramento contínuo dos profissionais, aumentando a efetividade das capacitações e garantindo entregas com mais qualidade”, pontua.

Entre os principais ganhos, Wilton destaca a agilidade na execução das atividades, maior visibilidade e rastreabilidade dos dados. Ele reforça ainda a importância da automatização no processo de gestão de despesas, essencial com as equipes em home office. “Sem a ferramenta, teríamos muitas dificuldades, considerando que grande parte dos nossos profissionais estão trabalhando remotamente”, conclui.

Diferenciais SoftExpert

Baixa complexidade de implantação
Ótima relação custo x benefício
Componentes integrados
Software Ágil
Plataforma em nuvem

Bem-vindo ao SoftExpert ECM

Classificação hierarquica de documentos

Gestão do ciclo de vida do documento

Editor de formulários eletrônicos

Seleção do lote de imagens com identificação de dados para OCR

Controle de distribuição de cópias fisicas e eletrônicas

Portal de monitoramento da distribuição de cópias controladas